در حالی که بسیاری از افراد سفر کاری را به عنوان مزیت و امتیازی به حساب می آورند که شخص همزمان می تواند به کار و تفریح بپردازد. اما اشخاصی که دائم در سفر و مسافرت های کاری هستند، اغلب سفرهای کاری را ناراحت کننده می بینند، زیرا اطلاعی از نکات مهم سفر کاری ندارند.
گاهی اوقات مسافرت و کار می تواند چالش بزرگی بین خود ایجاد کند. هرچند مسافران با تجربه می دانند چگونه با تبعیت از برخی قوانین ساده یک تجربه لذت بخش از سفر خود داشته باشند. در لیست زیر، نکات و توصیه های ضروری جهت استفاده و بهره مندی هرچه بیشتر و برای بهبود کیفیت سفر کاری را بازگو کرده تا مانند یک حرفه ای بلیط هواپیما خود را خریداری نموده، به مسافرت رفته و از گردش خود بیشترین بهره را ببرید. در این مقاله به بررسی نکات قبل، حین و بعد از سفر پرداخته تا بهترین تجربه را در سفرهای خود داشته باشید، پس با رسپینا همراه باشید.
نکاتی در مورد سفر کاری
فهرست مطالب
نکات مهم قبل از سفر کاری
1. بررسی قوانین سفرهای کاری شرکت جهت افزایش کیفیت
قبل از شروع مسافرت از تمامی قوانین، نکات کلیدی، فرایندها و بطور کلی باید و نباید های شرکت آگاهی یابید. که از جمله این موارد شامل مکان رزرو، شخص تایید کننده ی رزرو، نحوه درخواست بازگشت هزینه و فرایند ها اشاره کرد.
2. کیف های دستی و کوچک استفاده کنید.
استفاد از کیف های کوچک در حین مسافرت در زمان شما صرفه جویی می کند. اگر دوست ندارید 30 دقیقه از زمان خود را در هنگام تحویل بار و عبور از گیت ها امنیتی از دست نداده و همچنین نگران گم شدن وسایل خود نباشید، پیشنهاد می شود که بار کمتری با خود برداشته که این موضوغ حمل آن را نیز برای شما ساده تر باشد.
3. فقط وسایل ضروری خود را بسته بندی و در چمدان قرار دهید.
وسایل مورد نیاز خود مانند لوازم بهداشتی و دارو ها را در نزدیکی و در دسترس داشته باشید. اگر بسیار به اینگونه مسافرت ها میروید پیشنهاد می شود که جعبه ای برای وسایل خود در نظر بگیرید.
4. در هر لحظه به وسایل ضروری خود دسترسی داشته باشید.
از جمله ضروری ترین وسایل که در هر زمان شما به آن نیاز خواهید داشت، کارت پرواز، شناسنامه و اسناد هویتی، تلفن همراه، کیف پول، دستورکار، کارت های اعتباری و بانکی هستند، پس آنها را در مکانی قرار دهید که همیشه و همه وقت بتوانید از آن استفاده نمایید. از دست دادن پرواز، پیدا نکردن کاغذ بلیط هواپیما و کارت های شناسایی، تجربه خوشایندی نخواهد بود.
5. لباس های رسمی و غیر رسمی همراه خود داشته باشید.
به جز لباس های رسمی، لباس غیر رسمی همراه داشته باشید، زیرا شما همیشه در جلسات و ملاقات های کاری نخواهید بود و همچنین ممکن است مشتریان شما را به یک ناهار معمولی دعوت کنند که نیازی به پوشیدن لباس رسمی نباشد. این موضوع می تواند لباس های رسمی شما را نیز محفوظ تر نگاه دارد.
6. هنگام بسته بندی وسایل خود گیت های امنیتی را در نظر بگیرید.
در برخی از بررسی های امنیتی، مخصوصا در گیت های پرواز، شما مجبور خواهید شد تمام مایعات، لوازم الکترونیکی و حتی شارژر های خود را از چمدان و کوله های خود خارج کنید. اطمینان حاصل کنید که بسته بندی چمدان ها و وسایل تان، شما را در سریعترین زمان ممکن از گیت های امنیتی خارج خواهد کرد. بررسی های امنیتی گاهی ممکن است به از دست دادن پرواز یا وسیله ی نقلیه رزرو شده شما بیانجامد.
7. راحتی خود را در اولویت کامل قرار دهید.
مطمئن شوید وسایل مورد نیاز روزانه ی خود را از قبیل، داروها و کرم های مراقبت از پوست، کیف، لباس و وعده های غذایی تان را برداشته تا در طول سفر به مشکلی بر نخورید.
8. برای برنامه های پاداش سفر ثبت نام کنید.
در برنامه های باشگاه مشتریان سازمان ها شرکت کنید، اغلب شرکتها برای مشتریان وفادار خود امتیازات مخصوصی قائل هستند و اگر امتیازات لازم را کسب کنید، خدماتی بیش از مسافران عادی را به شما ارائه می دهند. در برخی از خطوط هواپیمایی بین المللی، اگر تعداد مسافرت یا مسیر پرواز شما به عدد خاصی برحسب کیلومتر و یا مایل برسد، جزو باشگاه های VIP آنها خواهید شد.
9. مطمئن شوید که دستگاه های الکترونیکی شارژ دارند.
تمام وسایل الکترونیکی خود را قبل از ترک محل اقامت خود و حتی در طول و مدت سفر شارژ نگاه دارید. این موضوع مخصوصا زمانی که تاخیر، لغو و یا نیاز به تماس ضروری دارید، عدم شارژ تلفن همراه می تواند مشکلات زیادی را برای شما ایجاد کند.
10. بدون توقف پرواز کنید.
حتی الامکان مسیر پروازی خود را به گونه ای انتخاب کنید که کمترین توقف را داشته باشد. زیرا در صورت تاخیر و یا لغو پرواز در یکی از توقف ها می تواند برنامه های کاری شما برهم بزند. بعلاوه شانس گم شدن چمدان ها، و یا رزرو بیش از اندازه نیاز را تا حد ممکن خواهید کاست.
11. از امکانات در نظر گرفته شده در فرودگاه ها استفاده نمایید.
در بیشتر فرودگاه ها فضای استراحت، اینترنت Wi-Fi، دوشاخه برق، غذا و نوشیدنی، دوش و گاهی اوقات اسپا(بیشتر فرودگاه های خارجی) وجود دارد. سالن های این فرودگاه ها می توانند در زمان سفر شما صرفه جویی کنند. البته برخی از موارد اشاره شده برای مشتریان کلاس بیزنس هستند گه می توان با پرداخت اختلاف هزینه، به این امکانات دست یافت.
12. از کیف های کت و شلوار استفاده کنید.
اگر زمان کافی برای برای اتو لباس های کاری خود را نداشته و یا نحوه ی آن را نمی دانید، لباس های خود را درون یک کیف کت و شلوار و در هواپیما گذاشته تا مطمئن شوید در هنگام فرود سالم و بدون چروک به دست شما خواهند رسید. پیش از سوار شدن ابعاد کابین خود را بررسی تا از امکان بردن تجهیزات خود به داخل اطمینان حاصل کنید. انتخاب کیف های کت و شلوار یک انتخاب بسیار محبوب در پرواز های شما خواهند بود.
13. پاور بانک را فراموش نکنید.
داشتن پاور بانک هموراه مفید بوده، مخصوصا در مسافت های طولانی جاده ای که یافتن دوشاخه برق با سختی همراه خواهد است.
14. لوازم بهداشتی (اندازه سفر) خود را همراه داشته باشید.
اگر می خواهید به بهترین شکل در جلسات کاری شرکت کنید، لوازم بهداشتی خود را با خود ببرید، حتی اگر در بهترین واحد های اقامتی و هتل ها اقامت داشته باشید، ممکن است شامپو، حوله و وسایل بهداشتی هتل با شما سازگاری نداشته و برای شما ایجاد دردسر کند. بنابراین به حد نیاز یک سفر، لوازم بهداشتی خود را همراه داشته باشید.
15. وعده های سالم را بسته بندی کنید.
دسترسی کامل و همیشه غذا های سالم در سفر های کاری ممکن است دشوار باشد و گاهی نظم غذایی شما را از بین ببرد بنابراین همواره به اندازه ی کافی میان وعده ی سالم را بسته بندی کرده و همراه خود داشته باشید. تا علاوه بر استفاده در زمان حرکت هواپیما و وسیله نقلیه خود، در سایر زمان ها نیز استفاده نمائید.
16. صندلی هواپیمای خود را هوشمندانه انتخاب کنید.
انتخاب صندلی هواپیما مخصوصا در پرواز های طولانی اهمیت بسیار زیادی دارد و انتخاب یک صندلی نامناسب می تواند پرواز ناراحت کننده ای را نیز برای شما ایجاد کند. برای بررسی و اطلاعات بیشتر راجب تفاوت صندلی های هواپیما و راحتی آن مقاله بهترین صندلی هواپیما را مطالعه نمایید.
17. آداب و رسوم کاری مقصد بررسی نمایید.
علاوه بر آماده کردن آمار و ارقام و متن سخنرانی خود باید از آداب و رسوم تجارت در مقصد آگاهی داشته باشید. باید و نباد ها ممکن در منطقه ای شما و مقصدتان متفاوت باشد. مطمئن شوید که تمامی قوانین اساسی مقصد را قبل از مراجعه مطالعه کرده اید. این موضوع می تواند در اعتماد به نفس شما حین مذاکره و پاسخ نهایی مشتری هایتان تاثیرگذار باشد.
18. برنامه های مفید را دانلود کنید.
جهت دسترسی و مسافرت بهتر و راحت تر، از برنامه های مسیریابی، رزرو هتل و خودروهای اینترنتی استفاده کرده تا مسافرت راحت تری داشته باشید. برای هر مورد برنامه های مناسب بسیار زیادی در اینترنت خواهید یافت.
19. شارژر مناسب همراه خود داشته باشید.
جهت جلوگیری از خراب شدن و سوختن وسایل الکترونیکی مخصوصا در مسافرت های خارجی حتما از شارژر های مناسب استفاده نموده تا آسیبی به وسایل الکترونیکی شما وارد نشود.
20. از قبل برنامه های خود را بررسی کنید.
اگر امکان چک و بررسی کردن پرواز ، هتل و کرایه ماشین پیش از مسافرت را دارید از انجام آن غافل نشوید زیرا این مورد می تواند در زمان با ارزش شما صرفه جویی کند.
21. به جای الکل از آب استفاده کنید.
به اندازه کافی آب بنوشید، زیرا نوشیدن آب باعث هیدراته شدن بدن گردیده و از پرواز زدگی ( جت لگ) جلوگیری می کند. هیدراته شدن بدن می تواند برای سلامت قلب و عروق، پوست و خلق و خوی شما نیز بسیار مفید باشد.
نکات مهم حین سفر کاری
01. نوشیدن قهوه برای جلسات کاری نزدیک پرواز
اگرچه نوشیدن بیش از حد قهوه در زمان پرواز به شما کمکی نخواهد کرد، اما اگر جلسه کاری شما نزدیک بوده و فرصتی برای چرت زدن و استراحت ندارید، حتما از قهوه استفاده نمائید.
02. در توقفگاه های بین مسیر پیام های خود را چک کنید.
در طول زمان و توقفگاه های مسیر، ایمیل، تماس و کلیه پیام های خود را چک کنید این مورد باعث می شود که از اخبار آگاه شده و در صورت هرگونه تغییر در برنامه سفر به سرعت از آن آگاه شوید. همچنین استرس ناشی از پاسخ برخی ایمیل و تماس های مهم کاری در هنگام رسیدن به مقصد بکاهید.
03. کشش و نرمش حین سفر
نشستن طولانی مدت و در یک وضعیت اثرات نامطلوبی بر گردش خون، کمر و گردن شما خواهد گذاشت که این موضوع در جلسات کاری و ملاقت های شما تاثیر گذار خواهد بود. پس در مسافرت های طولانی و در طول مسیر برخی از حرکات کششی و نرمشی را انجام داده تا احساس بهتری داشته باشید.
04. خود را با زمان غذا مقصد وفق دهید.
از مهمترین نکات کلیدی مخصوصا جهت مبارزه با جت لگ (پرواز زدگی) این است که در اسرع وقت خود را در حین و حتی پیش از سفر با عادات غذایی، زمان محلی و صرف غذای مقصد تطبیق دهید. این امر می تواند در بهبود عملکرد بدن شما کمک بزرگی باشد.
05. جت لگ را با ورزش شکست دهید.
بر اساس جدیدترین مطالعات انجام شده ورزش می تواند اثرات جت لگ (پرواز زدگی) را به طور کامل از بین برده و آن را خنثی کند. مخصوصا در اوایل صبح یا بعدازظهر تاثیر آن بیشتر است. در حالی که ورزش بین ساعت 7 الی 10 شب اثر معکوس خواهد داشت.
06. پس از رسیدن به مقصد نخوابید.
آخرین و واضح ترین مورد برای مبارزه با جت لگ و پرواز زدگی پس از یک سفر طولانی مدت و طاقت فرسا، مقابله به وسوسه خوابیدن، بدون توجه به زمان محلی مقصد می باشد. سعی کنید از خوابیدن به هر قیمتی چشم پوشی کنید و اجازه دهید بدنتان با منطقه زمانی جدید سازگار شود.
07. سعی کنید به مهمترین برنامه های روزانه خود پایبند باشید.
وفادار ماندن به مهمترین برنامه های روزانه مانند یوگا، دویدن و نرمش صبحگاهی باعث می شود از نظر جسمی و ذهنی در شرایط نرمال خود مانده و در جلسات کاری خود بیشترین استفاده را ببرید.
08. از رسیدهای خود عکس بگیرید.
هر هزینه ای که توسط شرکت شما انجام شده را مستند سازی کنید، حتی از رسید های خود عکس بگیرید زیرا در صورت گم شدن کاغذ، نسخه الکترونیکی آن در دسترس شما خواهد بود و در صورت نداشتن رسید نمی توانید مرجوعی داشته و یا کنسلی را انجام دهید.
09. رسیدهای خود را به درستی نگهداری نمائید.
رسید و فاکتور ها را در هر جای ممکن نگذارید بلکه تمامی رسیدهای کاغذی را در در پوشه و یا پاکت مناسب قرارداده و در نگهداری از آن دقت نمایید.
10. هنگام استفاده از اینترنت عمومی هوشیار باشید.
هنگام سفر و مخصوصا استفاده از رایانه کاری خود دقت کنید و از بروز بودن نرم افزار آنتی ویروس خود مطمئن شده و یک فایروال قدرتمند برای محافظت از داده های خود در برابر هکران ایجاد نمایید. سعی کنید از اینترنت های رایگان فرودگاه و هتل و. . . با هوشیاری استفاده نمائید.
11. فضاهای جایگزین کاری
در صورتی که در به محیط بهتری از فضایی که هتل در اختیار شما قرار می دهد احتیاج دارید و یا به صورت ناگهانی و بدون هماهنگی قبلی مهمانی را داشته و باید از آن پذیرایی نمائید، استفاده از فضاهای ادارای اشتراکی بهترین گزینه خواهد بود. با یک جست و جوی اینترنتی به راحتی می توانید این فضا ها را یافته و از آن استفاده کنید.
نکات مهم سفر کاری که بعد از سفر بر کیفیت آن موثر است.
1. هزینه های خود را گزارش کنید.
پس از بازگشت از سفر و در اولین فرصت ممکن گزارش هزینه ای خود را آماده کنید، البته اگر رسید های خود را در مراحل قبلی به خوبی حفظ کرده باشید، کار سختی در پیش نخواهد داشت. اما مجددا بررسی نمائید تا هزینه ای از چشم شما دور نمانده باشد.
2. فرستادن پیام تشکر برای میزبان و شرکای تجاری
پس از انجام سفر و در صورتی که سفر کاری شما موفقیت آمیزی بود یک ایمیل یا پیام برای آنها ارسال کرده و از آنها برای در اختیار گذاشتن زمانشان تشکر کنید.
3. نظرات خود را راجع به سفر بنویسید.
تجربیات سفر خود را بنویسید، آیا از اقامت خود در هتل لذت بردید؟ سعی کنید یک بررسی خوب و همه جانبه داشته باشید.
سخن آخر
امیدواریم خواندن مقاله نکاتی ضروری برای بهبود کیفیت سفر کاری برای شما مفید بوده باشد و آنها را در سفرهای بعدی خود به اجرا بگذارید، به هر کجا که سفر می کنید، برای شما یک سفر کاری راحت و موفق آرزو می کنیم.
مهمترین نکات قبل از سفر کاری چیست؟
بررسی قوانین سفرهای کاری، اطلاع از آداب و رسوم مقصد، برداشتن وسایل ضروری، پوشیدن لباس رسمی و. . .
رعایت چه نکاتی حین سفر ضروری است؟
نوشیدن قهوه برای جلوگیری از خواب آلودگی، انجام چندین حرکت ورزش برای جلوگیری از پرواز زدگی زدگی، عکس گرفتن و نگهداری از رسیدهای مهم در طول پرواز و. . .
